프레젠테이션, PPT를 잘 하기 위한 방법, 이론편

파워포인트라고도 불리고 키노트, 프레젠테이션, PPT등으로 불리는 이것들은 현대사회에 있어 중요한 수단이 되어지고 있습니다.
짧게는 대학 발표과제부터 시작하여 길게는 클라이언트 설득 자료 등 쓰이는 부분이 매우 많지요. 좋은 프레젠테이션이란 무엇이고, 그리고 어떻게 해야 좋은 프레젠테이션을 할 수 있을지 알아보도록 하겠습니다.

1. 프레젠테이션의 분류

프레젠테이션을 분류하는 방법에는 여러가지가 있습니다. 청중의 수에 따라 분류하는 방법과 사용 프로그램에 따른 분류 방법, 목적에 따른 분류 방법이 있습니다.
그 중에서 목적에 따른 분류 방법은 아래와 같습니다.

1. 지식이나 정보전달을 위한 설명형 프레젠테이션
교육 혹은 세미나 등, 청중에게 정보를 전달하거나 메시지의 이해를 목적으로 합니다. 청중에게 쉽게 어필할 수 있도록 간략하지만 명확한 주제를 가져야 하며, 긍정적인 방향을 이끌어낼 수 있는 이미지들을 강조합니다.

2. 판매 혹은 마케팅을 위한 제안형 프레젠테이션
마케팅 기획서나 투자제안서등과 같이 판매를 목적으로 하거나 마케팅을 목적으로 하는 프레젠테이션입니다.
명확한 목적과 함께 논리적인 구성을 꾸려서 청중의 동의를 구하는 것이 중요합니다. 특히 금전적인 문제가 걸린 만큼 객관적 사실과 자료를 통하여 자신들의 기술력과 제품의 우수성을 증명하는 것을 주된 내용으로 삼습니다.

3. 청중의 단합을 위한 동기형 프레젠테이션
사내 오리엔테이션, 교내 오리엔테이션 등과 같이 일정 조직의 단결과 단합을 위한 프레젠테이션으로 단합과 함께 사기진작을 위한 프레젠테이션입니다. 설명형 프레젠테이션과 비슷하나 청중의 범위에 따른 목적성이 뚜렷합니다. 

목적을 정확히 찾으셨다면, 바로 다음으로 넘어가도록 하겠습니다. :-)

2. 좋은 프레젠테이션의 3가지 법칙

프레젠테이션은 크게 세 가지 과정을 통하여 진행됩니다. 철저한 기획과 치밀한 준비, 부드러운 발표의 세 가지 입니다.

기획 단계에서 가장 중요시 해야 할 점은" 청중은 누구이며 무엇을 발표할 것인가?"에 대한 점 입니다. 초등학생을 대상으로 어려운 용어를 쓰면 이해하기도 힘들고 집중력도 떨어지는 것 처럼 청중의 눈높이에 맞추어 발표하는 것이 제일 중요합니다. 마찬가지로 수준이 높은 청중을 대상으로 상대적으로 수준이 떨어지는 발표내용을 가지고 온다면, 역시 좋은 반응을 기대하기는 어려우리라 봅니다.

준비 단계에서 가장 중요시 해야 할 점은 "분량과 내용, 그리고 이야기"라고 할 수 있습니다. 발표시간이 정해졌는데 발표시간을 초과한다면? 기획단계에서 설명하였듯 청중의 수준을 고려하지 못한 채 어려운 내용을 담는다면? 마지막으로 청중들이 집중을 할 수 없는 이야기라면? 어떻게 될까요. 발표자는 발표자대로 말 할 맛이 없고, 듣는 사람들은 "지겨워 죽겠네, 저놈이 대체 뭔 소릴 하는거야..."라는 눈빛으로 발표자를 바라보겠지요. 

발표 단계에서 가장 중요시 해야 할 점은 "소통과 능청스러움, 그리고 사전 조사"라고 할 수 있습니다. 발표를 하다보면 궁금증이 생기는 청중이 있을테고, 질문에 따른 적절한 답변을 준비하는 것이 발표자의 바람직한 자세라고 볼 수 있습니다. 또한 발표를 하는데 있어 유연한 자세를 갖지 못하고 속된 말로 어버버~ 하기만 한다면 청중도 짜증이 날 수 밖에 없지요. 적절한 능청스러움으로 청중의 분위기도 업 시키는 방법이 최우선이라 볼 수 있습니다. 마지막으로 발표장소의 사전 조사를 통하여 기기에 이상이 없는지, 장소는 얼마나 되는지 등을 체크하는 것도 매우 중요하다고 볼 수 있습니다.

3. 육하원칙에 따른 프레젠테이션의 기획

육하원칙, "누가 언제 어디서 무엇을 어떻게 왜" 라고 하지요. 프레젠테이션의 기획은 이 육하원칙을 기본으로 깔고 시작해야 합니다.

1. 누구를 위한 프레젠테이션인가.
프레젠테이션을 준비하는 데 있어 가장 중요한 요소는 청중이 누구냐는 것 입니다.
해당 분야의 지식은 얼마나 되는지, 어떠한 목적으로 이 프레젠테이션을 듣는지, 그들의 예상 질문은 무엇인지 등에 관한 것 입니다.
청중에 대해 고민을 할 수록 프레젠테이션의 성격이 결정됩니다.

2. 언제하는 프레젠테이션인가.
프레젠테이션의 시간적 성격도 중요한 요소가 될 수 있습니다. 하지만 다른 요소에 비해 큰 비중을 차지하는 것은 아니라고 생각됩니다.
예를 들자면 크리스마스 때 기독교의 부정적 측면에 해당하는 발표를 한다면? 큰 원성을 사겠지요.

3. 어디서하는 프레젠테이션인가.
프레젠테이션은 장소와 규모에 의해서도 중요한 요소로 손꼽힙니다.
사내 미팅이나 그룹 토론을 위한 토론 자료의 경우엔 구체적이지만 프레젠테이션의 보고서 형식이 간략화될 수 있지만, 대회장이나 투자제안과 같은 경우엔 그들의 말 하나하나가 중요한 요소가 되며 간결한 내용과 확실한 목표를 가지고 있어야 한다는 점 입니다.
중요한 요소이니만큼 프레젠테이션의 시간과 구성 페이지 수, 구성 방식과 애니메이션의 사용 여부 등과 같은 부과적인 내용에도 신경을 써야 하는 편 입니다.

4. 무엇을 하는 프레젠테이션인가.
프레젠테이션의 왜 하는지에 대한, 즉 목적에 관한 부분입니다.
목적에 따라 프레젠테이션의 컨텐츠를 구성할 수 있지만, 이보다 더 신경써야 할 점은 바로 3번에서 잠시 언급한 발표 시간에 신경을 써야 한다는 점 입니다. 발표시간이 중요한 이유는 다 아시겠지만, "주어진 시간에 따라 핵심 내용만 구성할 것인지 혹은 다양한 자료를 구성할 것인지에 대해서 알 수 있기 때문"입니다. 즉 컨텐츠의 완성도를 높이는 중요한 부분이라고 볼 수 있습니다.
이상적인 프레젠테이션의 슬라이드당 발표 시간은 장당 약 30초 정도로 보는 것이 가장 이상적이며 10분 발표 시 페이지 구성수는 약 20~25장 정도가 적당하다고 볼 수 있습니다.

5. 어떻게 하는 프레젠테이션인가.
프레젠테이션의 성공요소 중에는 발표와 프레젠테이션 자체의 성격도 중요합니다.
유연한 발표자세와 함께 핵심만 보여주는 프레젠테이션 자료, 분위기 환기용으로 보여줄 수 있는 참신한 이미지와 사운드 등 위트있는 구성과 그에 걸맞는 철면피식 발표자세를 겸한다면 더없이 좋은 프레젠테이션이 될 수 있습니다.

6. 프레젠테이션을 하는 이유는?
마지막으로 고려할 점은 프레젠테이션을 하는 이유에 초점을 둘 수 있습니다.
프레젠테이션의 분류 편에서도 말씀드렸듯 학교 과제로 프레젠테이션을 구성하는지, 혹은 마케팅을 목적으로 하는지, 단합을 목적으로 하는지 등에 따라 준비해야 하는 자료들이 또 달라지기 때문이지요. 
가령 전자제품 회사의 신제품 발표회가 있다면 회사와 제품의 정보전달을 위주로 할 지 혹은 판매와 소비자 유치를 위주로 할 지에 따라 준비가 달라지기 때문입니다. 전자의 경우엔 설명형 프레젠테이션이 되겠지만, 후자의 경우엔 제안형 프레젠테이션이 되겠지요.



이번 포스트는 여기까지 쓰도록 하겠습니다.
프레젠테이션에 대해 묻는 후배들이나 동생들이 많기에 나름 신경쓰면서 관련 서적과 사이트들을 돌아다니며 생각을 정리했습니다.
주요 참고 서적으로는 WellBook 출판사의 프레젠테이션 성공전략 기획+실천 이라는 책 이며, 이번 포스트에서는 대부분 인용하였습니다.

다음 포스트에서는 제 나름의 노하우가 담긴 프레젠테이션 실전편을 쓸 생각입니다. 감사합니다.

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프레젠테이션 실전편을 작성하였습니다. 아래의 링크를 클릭하시면 해당 포스트로 이동합니다.
 

2011/04/23 - [어장 컴퓨터] - 프레젠테이션, PPT를 잘 하기 위한 방법, 실전편